Mengenal Microsoft Access

Overview

Access adalah Relational Database Management System (RDBMS). Access juga merupakan tipe Database Management System (DBMS) yang menyimpan data ke dalam sebuah form tabel yang saling berelasi. Umumnya database Access terdiri atas beberapa bagian, yakni:

1. Tabel

Biasanya terdiri atas beberapa tabel dimana semua informasi dari database disimpan.

2. Query

Digunakan untuk mengambil simpanan yang mengandung informasi tertentu dari data yang disimpan dalam tabel. Contohnya, kita ingn menulis query yang mencari semua simpanan yang mengandung kata “Jakarta”.

3. Form

Format yang dapat diubah-ubah untuk memasukkan dan melihat informasi tabel pada database.

4. Report

 

Requirement System MS-Access 2003

Untuk menjalankan Access 2003, dibutuhkan:

Komponen	Persyaratan
Komputer dan prosesor	Personal computer dengan prosesor Intel Pentium 233 MHz atau prosesor yang lebih cepat (Disarankan Pentium III)
Memori	RAM 128 MB atau lebih
Hard disk	Ruang hard disk yang tersedia sebesar 180 MB; cache file instalasi tambahan (disarankan) membutuhkan ruang sebesar 200 MB
Drive	CD-ROM atau DVD
Layar tampilan	Super VGA (800 × 600) atau monitor dengan resolusi lebih tinggi
Sistem Operasi	Microsoft Windows® 2000 dengan Service Pack 3 (SP3), Windows XP, atau yang terbaru
Lainnya	Microsoft Exchange Server dibutuhkan untuk fungsional tertentu pada Microsoft Office Outlook; Microsoft Windows Server™ 2003 menjalankan Microsoft Windows SharePoint™ Services yang diperlukan untuk fungsionalitas bersama lebih jauh; fitur yang berkaitan dengan percetakan membutuhkan Microsoft Office pada Microsoft Windows XP Tablet PC Edition; fungsionalitas pengenal percakapan membutuhkan Pentium II 400 MHz atau prosesor yang lebih cepat dan alat keluaran suara dan mikrofon untuk pembicaraan; fitur Information Rights Management membutuhkan akses Windows 2003 Server yang menjalankan Windows Rights Management Services
Koneksi Internet	Fungsionalitas internet membutuhkan akses dial-up atau akses broadband Internet (tersedia terpisah)
Harga	Harga baru: $US 299 Harga upgrade: $US 109

Fitur Access 2003

Fitur-fitur yang tersedia di access 2003, yakni:

1. Akses dan penggunaan informasi dari sumber yang berbeda.

Penggunaan informasi dari berbagai macam format dan program—semuanya dalam interface yang sama.

-          Incorporate a wide range of data sources. Access 2003 mendukung berbagai macam format data, termasuk Extensible Markup Language (XML), OLE, Open Database Connectivity (ODBC), dan Microsoft Windows SharePoint Services.

-          Link business system. Tabel penghubung sehingga dapat mengakses data dari berbagai database yang berlainan dalam satu waktu di Access 2003 form, report, dan data-access pages. Tabel penghubung tersebut dari database Microsoft Access lainnya, Microsoft Excel spreadsheet, sumber data ODBC, database Microsoft SQL Server, dan sumber data lainnya.

-          Get the most from enterprise data. Dengan mudah mengubah data Microsoft SQL Server menjadi data Microsoft Access 2003 tanpa harus mengetahui mekanismenya.

b.      Ketergantungan pad Access 2003

Mengurangi error dan memberikan bantuan ketika kamu membutuhkannya.

-          Give forms a new look. Access 2003 mendukung theme dari Microsoft Windows XP untuk memberikan desain form yang konsisten.

-          View dependency information. Dengan cepat menemukan table, query, form, atau report yang berhubungan dengan object database tertentu.

-          Help eliminate errors. Fitur pengecekan error yang baru menandai error yang umum terjadi pada form dan report, membuat test dan memperbaiki error dengan cepat. Setelah itu, error akan ditandai dan diberikan opsi untuk memperbaiki error, menghemat waktu dan membantu membuat form dan report yang akurat.

-          Update properties automatically. Mengubah property field pada table dan semua form atau report secara otomatis jika terjadi perubahan.

-          Analyze information in powerful ways. Drag control ke form Access 2003 untuk membuat tampilan Microsoft PivotTable atau Microsoft PivotChart, atau spreadsheet.

-          Easily back up information. Di Access 2003, menyimpan duplikat database yang aktif ke lokasi lain.

-          Find the help your need. Mulai dari task pane Getting Started dan Help, akses Assistance ke Office Online. Semuanya menyediakan artikel bantuan dan asistensi yang diupdate secara teratur berdasarkan permintaan dan isu dari pengguna lainnya. Beberapa fungsionalitas task pane membutuhkan koneksi ke internet.

3. Berbagi informasi dengan lainnya

Desain form dan report yang disimpan dan dibuka pada versi Access sebelumnya bisa dengan mudah berbagi informasi dengan lainnya.

-          Share information more efficiently. Ekspor dan impor data, dan hubungkan dengan situs Windows SharePoint Services dimana anggota tim yang lainnya dapat mengakses data Anda. Membuat situs ini membutuhkan Microsoft Windows Server 2003 yang menjalankan Windows SharePoint Services.

-          Design Web pages using powerful tools. Publikasikan form dan report melalui web dan tampilkan informasi data, update, dan bekerja dengan data dari database Anda.

Use compatible file format. Access 2003 menggunakan Access 2000 sebagai file default untuk database baru. Karena Access versi 2002 dan 2000 dapat menggunakan dan memodifikasi database yang sama.

 

Microsoft Access Storage & Indexing

Database Store

Database selalu menggunakan tabel untuk melakukan representasi data yang ada.Dalam aplikasi microsoft access terdapat beberapa kemudahan dalam membuat tabel dengan Table Wizard. Selain itu microsoft access telah menyediakan beberapa template yang dapat langsung digunakan dengan berbagai keperluan.

Table Wizard memberikan beberapa kemudahan diantaranya adalah pada masing-masing tabel sudah terdapat field yang mendukung kesesuaian tabel, kemudahan pemilihan primary keydan pengaturan relationship antar tabel. Dengan berbagtai kemudahannya itulah user dapat dengan cepat membuat tabel.

Selain dapat menggunakan Tabel Wizard user juga dapat membuat tabel secara manual. Tetapi pembuatan manual memiliki keerumitan yang cukup tinggi bila dibandingkan dengan pembuatan tabel dengan Tabel Wizard. Walaupun hanya dengan Tabel Wizard tetapi user sudah dapat menghasilkan tabel yang cukup powerful karena fitur-fiturnya sudah cukup lengkap seperti pemilihan field-field, pemilihan multifield primary key.

 

Indexing

Indexing merupakan fitur DBMS untuk mengakses row dalam database sehingga jika dalam proses pencarian maka akan lebih efisien dan optimal. Dalam melakukan indexing biasanya dilakukan penyimpanan dalam struktur data tree yang balance yang mampu membuat proses tersebut berjalan secara cepat dan efisien. Selain itu proses indexing juga mengatur struktur tabel database agar relationship antar tabel teratur dan mudah dimanage.

Administrative Tool & Security

Administrative Tool

Untuk Microsoft Access seorang admin dituntut untuk mampu membuat table, mengatur field-field yang dibutuhkan , mengatur relationship antar tabel dan memilih primary key. Karena aplikasi ini memiliki tampilan GUI maka untuk membuat sebuah tabel kita tinggal melakukan drop dan click. Sebagai admin kita akan membuat tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut:

J Jalankan Microsoft Access

J Klik New lalu Klik option Blank Database

 

J Simpan dulu database anda ke tempat yang anda inginkan

       

J Silakan anda memilih diantara ketiga kategori yaitu Create Table dengan design view atau Create Table dengan Table Wizard atau Create Table dengan memasukkan data.

J Jika anda memilih Create table in Design View  maka akan muncul tampilan seperti ini

Jika anda memilih Create table using wizard maka akan muncul tampilan seperti ini dan anda harus memilih fiels-fiels yang akan digunakan

Jika anda memilih Create Table by entering data maka akan muncul tampilan seperti ini

J Setelah anda memilih salah satu dari ketiga kategori tersebuat maka anda tinggal memasukkan data ke tabel-tabel tersebut. Untuk lebih lanjut anda dapat membaca buku-buku tutorial Microsoft Access atau mendowload versi  e-booknya di http://www.ohio.edu/cts/index.html

Security

          Microsoft Access, seperti halnya DBMS yang lain, juga memiliki fasilitas security. Security dalam DBMS sendiri, adalah suatu keniscayaan. Dengan security kita bisa mengamankan data dari user yang tidak berhak. Dalam microsoft access, security tersebut terdiri dari 7 macam. Berikut kami jelaskan:

a. Encrypt or Decrypt Database

          Metode ini merupakan salah satu metode security yang paling umum. Dengan proses enkripsi, suatu database file dipadatkan, dan dibuat tidak bisa terbaca oleh beberapa aplikasi. Enkripsi bisa digunakan untuk menjaga user biasa mengakses informasi di database ketika mentransfer data secara elektronik,atau ketika menyimpannya di disket,disk,atau cd. Tapi, Jet (the database engine used by Access) menggunakan enkripasi yang termasuk lemah, dan sebaiknya tidak digunakan untuk melindungi data yang sangat penting. Fasilitas ini tersedia di security submenu di menu tools. Dekripsi adalah kebalikan dari proses enkripsi.

b. Use A Custom Interface

          Salah satu metode access yang cukup mudah diimplementasikan adalah custom interface/memodifikasi user interface. Kita dapat melakukan metode ini dengan memilih startup dari tools menu, kemudian kita bisa memodifikasi startup form,menu,bahkan tittle dan icon.kita juga bisa menyumbunyikan database window,yang akan menyembunyikan objek dari user yang tidak diberi izin. Feature dari startup dialog ini, juga dapat digunakan secara programming. Untuk lebih jauh mengenai masalah ini, lihat “about startup option” di help

c. Set Database Password

         

          Kita bisa memberi password untuk database kita, sehingga ketika ada user yang mencoba mengakses data dan database objek, sistem akan memfilter user dengan menanyakan passwordnya.Cara ini juga dikenal dengan nama share level. Sebagai catatan, menu dari microsoft access untuk feature ini tersedia ketika kita membuka file untuk “exlusive use” terlebih dahulu. Adapun caranya adalah sebagai berikut

1. Tutup database jika telah terbuka.
2. buka kembali database melalui option open di file menu.
3. pilih file databasenya, click next, lalu click open exclusive.

          Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dari metode security ini.

1. Dengan cara ini, siapapun yang mempunyai password dapat mengakses database untuk mengakses data, design maupun code dari database. Dengan alasan keamanan sangat disarankan untuk mengganti password secara berkala.

2.  Password nantinya akan diencypst oleh microsoft access dan disimpan dalam file, sehingga ada kemungkinan serangan untuk menjebol file ini dengan program-program seperti AccessPassword, atau AccessPasswordPro. Walaupun tujuan awal dari 2 program tadi adalah untuk recovery password yang bisa saja terlupa, bukan tidak mungkin program itu disalahgunakan untuk menjebol password dari database kita.

D. Set a Module Password

Kita bisa memberi proteksi untuk semua standar module, dan class modul(seperti kode yang terdapat dari form dan report)dari modifikasi tidak sengaja dari user atau memberi password untuk melihat VB kode. Setelah kita memberi password, kita harus memberi password per session untuk melihat dan memodifikasi kode divisual basic editor.password ini dibutuhkan bukan hnya untuk melihat dan meng-edit, tapi juga untuk fungsi cut,copy,paste,export,delete. Yang harus diperhatikan adalah cara tidak mencegah user untuk menjalankan program/kode atau melihat kode dari third-party utilities, seperti hex editor. Untuk meningkatakan tingkat keamanan, kita harus mengkonvert .mdb file ke MDE file. Untuk memberi pasword pada modul:

1.       Choose the Properties command for the project from the Tools menu in the Visual Basic Editor.

2.       In the Project Properties dialog box, click the Protection tab.

3.       Select the Lock project for viewing check box and type a password.

4.       Retype the password in the Confirm password box, and then click OK.

E. Menggunakan MDE file

          Saat kita mengkonversi suatu .mdb file ke MDE file, ms Access akan meng-compile semua modul, menghapus semua source code yang bisa diedit oleh siapapun, dan meng-compact tujuan dari database. Dengan menyimpan database kita sebagi mde extension, maka akan mencegah aksi-aksi berikut ini:

à  melihat, memodifikasi, atau membuat form, report atau modul di Design View

à menambah, menghapus, atau mengganti referensi ke object libraries atau   database

à merubah code dengan menggunakan properties, atau method dari access atau VBA object model

à meng-import atau meng-export form, report atau module. Tapi, tabel, queri, halaman data, dan macros bisa di-import atau di-export ke database lain yang bukan bertipe mde.

Untuk merubah .mdb ke mde adalah sebagai berikut:

1. tutup database kita

2. pilih database utilities di tools menu

3. pilih “make mde file”

4. di database to save as mde dialog box, pilih file yang akan dikonvert, dan click Make MDE.

Sebagai informasi, jika kita ingin merubah file mdb yang kita buat dari ms access 2000 le mde file dari ms access 2002, kita harus merubah mdb yang kita buat ke tipe mdb milik ms access 2002. menu untuk merubah file ini tersedia di Database utilities di tools menu. Pilih convert database, lalu click to access 2002 file format.

F. user-level security/workgroup based security model

          Tujuan dari metode security ini adalah untuk mengutilisasi permission dari workgroups dan database untuk menghasilkan sistem security yang aman. Beberapa hal yang penting untuk diperhatikan adalah untuk mem-backup database untuk versi secure dan unsecure, agar kita tetap bisa menggunakan database kita seandainya database kita mengalami masalah.

          Ketika kita menjalankan ms access, the jet database engine akan melihat workgroups information (berekstensi .mdw). file ini menyimpan informasi tentang group dan anggotanya, termasuk password. Selain itu, workgroup information file juga menyimpan built-in groups(admin dan user) juga generic user account (admin) dengan izin untuk mengakses database dan object yang dikandungnya. Kita bisa menambah group baru atau user baru di submenu security di tools menu, atau lewat VBA code.

Metode security ini cukup flexible. Sebagai contoh, kita bisa memberi izin suatu group untuk mengakses table yang tidak bisa iakses group lain, tapi kita bisa juga memberi izin suatu group yang lain untuk melihat report,tapi tidak untuk memodifikasi design dari reportnya.

          Group admin tidak bisa dihapus. Sebenarnya, kita bisa saja menghapus hak istimewa dari group admin melalui menu atau lewat code, tapi setiap member dari group admin bisa mengambil kembali hak istimewanya.

          Semua user secara default akan dimasukkan dalam user group. Kita bisa membuat user baru di VBA tanpa harus menambah user account baru di user group. Tapi, jika kita tidak menambah user account ke group admin, maka kita tidak bisa menjalankan access dengan semestinya. Hal ini karena banyak tabel yang dipetakan ke izin dari user group.

Untuk mengamankan database dengan metode ini adalah sebagai berikut:

1. menambah user account baru ke admin group. User ini akan memiliki izin dari admin untuk mengakses database.
2. hapus default admin user account dari admin group.
3. hapus izin dari admin user dan admin group.
4. beri izin kepada group yang kita inginkan.

G. menggunakan security wizard

Berikut tahapan mengamankan database melalui security wizard:

1. buka file databasenya.
2. di Tools menu, pilih Security, lalu click User-Level Security Wizard.
3. pastikan option create a new workgroup telah terpilih, klik next.
4. lalu, isi semua isian yang ada.

5. kita bisa memilih apakah workgroups ini akan menjadi default untuk semua database atau hanya untuk sebagian. Klik option I want to create a shortcut to open my secured database lalu klik Next.
6. berikutnya, anda harus memilih objek apa saja yang akan kita beri keamanan. Lalu klik next.

7. Berikutnya, anda harus memilih optional security group dengan izinnya tersendiri. Lalu klik next.

8. Berikutnya kita harus menspesifikasi hak dari user group. Karena defaultnya semua user masuk group ini, maka hak yang kita spesifikasikan akan diberikan ke semua user. Tapi, kita bisa membatasi hak dari user group atau biarkan defaultnya(no permission). klik Next.

9. berikutnya kita bisa menambah user baru. Klik next.

10. berikutnya anda akan memasukkan user dari proses sebelumnya ke workgroup. klik Next.

Figure 6. Seventh screen of the Security Wizard dialog box

11. Di window terakhir, pilih nama untuk backup unsecured database. klik Finish. Database yang asli tersimpan dengan extention .bak.
12. Finish.

Concurency Control & Stored Procedure

Stored Procedure

Stored procedure adalah sekumpulan sql statement yang membentuk unit logis yang dapat melakukan tugas tertentu. Stored procedure digunakan untuk mengenkapsulasi serangkaian operasi atau query untuk dijalankan di server database. Sebagai contoh operasi pada database pegawai(mempekerjakan, memecat, mempromosikan, melihat, dll) dapat dibuat sebagai stored procedure yang dijalankan oleh kode aplikasi. Stored procedure dapat dikompilasi dan dijalankan dengan parameter dan hasil yang berbeda dan juga dapat memiliki banyak kombinasi input, dan output.

Sebagai sebuah DBMS Microsoft Access juga memiliki stored procedure namun stored procedure yang dimiliki Microsoft Access tidaklah seperti oracle atau mysql dan juga tidaklah sehebat yang dimiliki oleh Microsoft SQL Server.

Stored procedures dapat di gunakan untuk menjalankan query sederhana

dan bahkan dapat memparsing parameter. selain itu juga dapat diatur masalah keamanannya sehingga hanya yang memiliki hak yang dapat menjalankan stored procedure

Tidak seperti objek-objek lain di Microsoft Access, stored procedure tidak memiliki interface dan tidak dapat dibuat atau dijalankan melalui user interface Microsoft Access. Satu satunya cara untuk memasukkan stored procedure ke dalam database adalah dengan membuat kodenya sendiri.

Contoh perintah SQL untuk membuat stored procedure:

"CREATE PROC procProductsList AS SELECT * FROM Products;"

contoh untuk membuat stored procedure yang bisa menghapus isi database:

"CREATE PROC procProductsDeleteItem(inProductsID LONG)" & _

"AS DELETE FROM Products WHERE ProductsID = inProductsID;"

Keterbatasan stored procedure di Microsoft Access:

-          Tidak ada output parameter

-          Tidak dapat menggunakan karakter “@”, yang biasanya melambangkan local variable

-          Tidak ada temporary table

 

Concurency Control

Concurrency Control dalam contex database adalah kemampuan DBMS untuk mengatur agar dua transaksi atau lebih untuk menggunakan data yang sama pada saat yang sama tanpa menyebabkan data tersebut menjadi inconsisten. Transaksi tersebut bisa berasal dari user ataupun program.

Hal-hal yang bisa dilakukan DBMS untuk menangani concurrency:

• Read-Only: Database bisa di-read saja tetapi tidak bisa di-update apalagi di-delete sehingga database tidak akan pernah mengalami inconsistency. Hal ini biasa dilakukan terhadap kasus dimana tingkat concurrency-nya tinggi.
• Lock: DBMS akan me-lock bagian data yang sedang dikenakan transaksi
• Optimistic concurrency using row versions and optimistic concurrency using values: Database bisa di-update atau di-delete hanya apabila database tidak berubah sejak terakhir kali di-read.

Anlisis Concurrency Control pada MS Access:

MS Access adalah database standard desktop. MS-Access biasanya dibangun dan di-deploy sebagai kombinasi antara aplikasi dan database dalam bentuk aslinya .MDB files. Aplikasi tersebut biasanya dibangun oleh user yang memiliki wewenang dan disebarkan dari single user ke workgroup kecil kurang dari 10 orang. Aplikasi yang menggunakan MS Access nungkin juga di-deploy sebagai Microsoft Database Executable (MDE) files. Applikasi yang menggunakan MDE adalah pilihan yang bagus untuk applikasi yang low-cost yang ditargetkan untuk workgroup kecil.

Di dalam MDE ini juga menyediakan cara pemakaiandan cara praktek untuk membangun dan men-deploy Aplikasi MS Access dengan baik dan benar. Sebagai tambahan dokumen ini juga menyediakan solusi bagaimana apabila situasi diamana database tumbuh melebihi capabilitas atau jumlah user meningkat dengan pesat sehingga membutuhkan migrasi ke SQL server atau Oracle.

Masalah-masalah yang terjadi apabila MS Acces di-deploy untuk concurrent user access:

Non-RDBMS:

MS Access akan kehilangan feature full-scale relational database management system (RDBMS) seolah-olah tidak memisahkan application logic dan pysical data orgabization sehingga terjadi ketergantungan antara application code dan physical data organization.

Lack of Data Integrity and Security:

User yang meminta data ke server bisa mengalami corrupt data dan lagi hak menulis ke tabel databese tidak lagi terlindungi sehingga manipulasi tabel pada database tidak tercontrol.

Data Loss or No Log Entry:

Karena MS Access tidak membuat log transaksi seperti DBMS lain yang lebih canggih, sehingga data hanya bisa di recover melalui backup. Jadi data yang hilang akan menjadi mungkin terjadi.

The Network Avalanche Effect:

Semua proses dari penyimpanan, proses query sampai access data dilakukan seluruhnya di desktop. Sehingga setiap kali dilakukan query data table harus dibawa ke desktop. Sehingga menyebabkan network menjadi tidak nyaman.

Database Bloat:

Biasanya database Access tumbuh tidak sangat pesat. Tetapi apabila terjadi perubahan pada desain tabel bisa menyebabkan database menjadi bertumbuh dengan pesat dan memaksa MS Acces merubahnya menjadi ukuran yang lebih kecil.

Kesimpulan:

• Access sangat kurang bagus untuk menangani concurrent user / transaction.
• Access tidak mampu untuk menangani database ukuran besar.
• Access tidak mampu untuk menangani pertumbuhan database yang sangat pesat
• Concurrent maksimal yang bisa ditangani access adalah 10 user
• Jumlah transaksi per menit tidak boleh terlalu tinggi.